להקשיב לארגון בעיניים פקוחות | ייעוץ ארגוני כמנגנון אסטרטגי

מתי ארגון באמת צריך ייעוץ ארגוני?

בעידן של מורכבות ארגונית גוברת, קצב שינוי מואץ ותחרות בלתי פוסקת, דווקא כאן - היכולת לעצור, להתבונן ולבחון את הארגון באופן שיטתי ומקצועי היא הכוח האמיתי. היכולת הזו מהווה, למעשה, מפתח להתחדשות וצמיחה. כאן נכנס לתמונה הייעוץ הארגוני; לא כתגובה למשבר, אלא כמנגנון אסטרטגי לניהול מדויק ולמימוש פוטנציאל מערכתי.  זהו תהליך של פיתוח ארגוני המאפשר למנהלים לעבור ממצב של "כיבוי שריפות" להובלה פרו-אקטיבית.

ייעוץ ארגוני: מעבר לפתרון בעיות

ההגדרה הסובייקטיבית המוכרת לייעוץ ארגוני נוטה לצמצם אותו לפתרון בעיות נקודתיות. בפועל, מדובר בכלי משמעותי, הנשען על הבנה מערכתית של הארגון. הייעוץ הארגוני נכנס לתמונה ומציב מטרות, הרלוונטיות לארגון- וזאת- עם המנהלים, לא במקומם.

מטרות שכיחות בתהליכי ייעוץ ופיתוח ארגוני:

•  שיפור אפקטיביות ארגונית- תוך בחינת המנגנונים ואופן פעולתם.

• חיזוק יכולות ניהוליות - על ידי דיוק שדרת הניהול, סמכויותיה ותחומי פעילותה.

• יצירת הלימה בין אסטרטגיה לתהליכי עבודה - יצירת חיבור בין חזון הארגון לתהליכי העבודה בפועל.

• בניית תרבות מקדמת המעודדת מחוברות עובדים.

הבחירה לקחת ייעוץ ארגוני היא ביטוי של בשלות ניהולית, אחריות לעתיד ורצון אמיתי לצמוח נכון. זה הרגע שבו ארגון מפסיק להגיב למציאות ומתחיל לעצב אותה. מכאן, הרבה מהבעיות יכולות להימנע מלכתחילה, ותפיסת המסוגלות הארגונית תאפשר להתגבר על אתגרים- ואף לצאת מהם כשידם על העליונה.

למה קשה לארגון לראות את עצמו? (אפקט ה"עיוורון המערכתי")

ארגונים מצוינים מתנהלים בצורה שיש בה מבנה היררכי ברור ומהודק, רשת מסועפת של קשרים ותהליכים והתנהלות שהיא באמת יוצאת מן הכלל. ועדיין, על אף מקצועיותם של בעלי התפקיד בארגון, עלולות להתפספס נקודות מסוימות.

לעיתים, ככל שגורם מצוי עמוק בתוך מערכת, כך פוחתת יכולתו לראות את מה שלאדם אחר, חיצוני, זה יקפוץ מיד. זה לא עניין של כשרון או יכולת ( במקרים רבים) אלא של מיקום. מנהלים בכירים פועלים בתוך רשת סבוכה של היסטוריה ארגונית, יחסים בין-אישיים, שיקולים פוליטיים ועומסים תפעוליים.

בתנאים אלה, אי אפשר להצליח לראות הכל. ההולך על השביל לא ידע מה יש בצידו השני, אלא אם יוכל להעלות רחפן שיבחן את המפה השלמה. היועץ הארגוני משמש כ"רחפן": הוא מגיע למפות את המסלול עבור הצועד בשביל, ממבט על. היועץ הארגוני, כמי שנטול מחויבות קודמת, למעשה פועל מחוץ למערכת. משכך, הוא יודע לזהות דפוסים סמויים, אשר עין הרגילה להם עלולה לפספס, לשקף מציאות נראית אך כזו שאינה מדוברת מתוך חשש או פחד, לשאול שאלות קשות ולבחון את המסגרת הארגונית בעיניים נטולות עכבות.

שלב האבחון הארגוני: לקלף את השכבות

תהליך ייעוץ איכותי מחייב אבחון מקצועי ומעמיק. זהו שלב קריטי, בו נאסף שלל בנק הידע הדרוש לתהליך. כאן, ייאספו נתונים פורמליים ולא - פורמליים: שיחות עומק עם בעלי תפקידים, תצפיות על התנהלות בפועל, מיפוי ממשקים ואף שיחות מסדרון או שפת גוף בישיבות הנהלה.

היועץ דווקא לא מחפש רק את הבעיה ואת המקומות בהם דברים לא עובדים, אלא מנסה לפענח את ה-DNA הארגוני, שמייצר את המציאות הנוכחית. היכולת לקרוא את השטח במהירות ובדיוק היא המיומנות הנחוצה ביותר לייעוץ ארגוני מקדם שינוי.

מתובנה להטמעה: תרגום מורכבות לפעולה

פעמים רבות, ארגונים נשאבים לעבודה השוטפת על אף שיש בכוחם להוציא לפועל רעיונות חדשניים וליצור ממשקים חדשים ויוצאי דופן.  בכך, הייעוץ הארגוני משמש כמלווה דרך, המקפיד להציג תוכנית סדורה ומאורגנת, תוך הצבת דרישות מתוזמנות ובחינת העמידה ביעדים.

ישנם מספר כללים לתוכנית עבודה ישימה, המאפשרת מחויבות מצד הארגון מחד ומעקב היועץ הארגוני מאידך: 

• יעדים ריאליים: הגדרת מטרות מדידות וברות השגה.

• דיוק השלבים: חלוקת אחריות ברורה וקביעת "מי עושה מה", תוך הסכמת בעלי התפקידים השונים.

• לוח זמנים מחייב: יצירת עקביות ומחויבות לביצוע.

• מדדי הצלחה: בחינה מתמדת של ההישגים אל מול המטרות.

הליווי המקצועי במימוש התוכנית הוא תנאי הכרחי להצלחתה. הוא מאפשר התאמות בזמן אמת, שמירה על קצב ההתקדמות והתמודדות עם התנגדויות באופן שמחזק את הארגון.

ייעוץ ארגוני כרפואה מונעת:

בדומה לעולם הרפואה, ניתן להבחין בין רפואה מונעת (חיזוק תהליכים ובניית בסיס חזק ויציב בשגרה) לבין רפואה טיפולית (פנייה לייעוץ בעקבות משבר). העלות של טיפול במערכת שנשחקה גבוהה משמעותית מהשקעה בתחזוקה שוטפת ובדיוק המנגנונים.

מתי ייעוץ וליווי ארגוני הוא בגדר חובה? (נורות אזהרה למנהלים)

למרות האמור לעיל, לעיתים ארגון יבחר שלא לתחזק ייעוץ ארגוני בזמני עבודה שגרתיים. חשוב להכיר את המצבים, בהם העצירה והטיפול הפכו לחובה ארגונית:

1. תחלופת עובדים גבוהה.

2. שחיקה בתרבות הארגונית.

3. ישיבות שאינן מסתיימות בהחלטות ו/או כיווני חשיבה חדשים או מהותיים.

4. כיבוי שריפות כשיטת עבודה.

5. פערי תקשורת מהותיים בין אגפים או דרגי ניהול.

6. חוסר בהירות בסמכויות ובמסגרות התפקיד.

7. צמיחה מהירה המייצרת אי-בהירות מבנית (מאפיין סטארט-אפים).

8. תחושת בדידות ניהולית בצמרת הארגון.

לא רק משברים: ייעוץ ברגעי צמיחה

גם בתקופות של הצלחה, ליווי מקצועי הוא קריטי כדי לוודא מוכנות לשינוי:

• צמיחה ארגונית: בניית תשתית ניהולית איתנה שתתמוך בצמיחה המבורכת.

• כניסת מנהל חדש: הבטחת נחיתה רכה וכניסה נכונה לתפקיד.

• תחזוקת צוותים: שיפור ביצועים של צוותים טובים , מתוך תפיסת ההשקעה בחוזקות.

• שינוי אסטרטגי/ מבני: היערכות מוקדמת טרם כניסה למהלכים רחבי היקף.

בניית יכולת, לא תלות

ייעוץ ארגוני איכותי אינו יוצר תלות ביועץ, אלא להפך. מטרתו להטמיע בארגון חשיבה מערכתית וכלים ניהוליים מתקדמים, כך שהארגון יוכל להמשיך להשתפר ולהתפתח בכוחות עצמו.

תהליך הייעוץ הארגוני מציע קסם מיוחד, שקורה בזכות התהליך והמחויבות של שני הצדדים.

כשעיניים חדשות הרואות את טובת הארגון מתייצבות לצד המנהלים, כבר בנקודה הזו- משהו טוב מתחיל לקרות. יש עוד מישהו שרוצה בהצלחת הארגון, שמתחיל לחשוב על הדברים לצידכם, שמבקש לקדם אתכם- ומוכן להשקיע מסל משאביו לטובת המהלך. זה מסע מרגש ומשותף. כאן מתחיל תהליך, שממשיך גם אחרי סיומו!

בדופק אנחנו מאמינות שייעוץ ארגוני הוא הרבה מעבר לדו"ח המלצות – הוא מסע משותף של למידה וחוויה. הליווי שלנו משלב מעטפת מלאה - החל מאבחון מערכתי וכלה בבניית תוכנית התערבות הכוללת סדנאות חווייתיות המאפשרות למנהלים ולצוותים להטמיע את השינוי ברמה היומיומית. אנו פועלות לצידכם כדי להפוך מורכבות לבהירות ותקיעות לצמיחה.

המאמר נכתב על ידי מיטל מחאני, יועצת ארגונית ומנחת תהליכים לשינוי וצמיחה בדופק.

רוצים לקחת את הארגון שלכם לשלב הבא?

לייעוץ ארגוני ברוח דופק